Administrateur fonctionnel de la solution GED au bureau de la Présidence de l'Assemblée nationale (F/H)

HumainEA, cabinet de recrutement spécialisé dans le sourcing et la qualification de candidats, recherche pour l’Assemblée nationale, un administrateur fonctionnel de la solution GED (H/F). Poste à pourvoir dès que possible en contrat de droit public d’une durée de 3 ans à temps plein à Paris, renouvelable, CDIsable (7ème arrondissement).

Missions et activités :

Au sein du Secrétariat général de la Présidence (division du Secrétariat général), l’administrateur fonctionnel du logiciel de gestion électronique de documents au bureau du courrier de la Présidence est placé sous l’autorité du responsable du bureau du courrier de la Présidence (3 personnes). Polyvalent, il sait rédiger des projets de courriers, traiter le courrier et mettre en œuvre le logiciel GED.

Rédaction de projets de réponse et reporting

• Rédige des projets de réponse à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet : accusés de réception simples, réponses types et courriers plus élaborés sur la base des modèles transmis ou d’instructions et éléments de langage donnés par le cabinet ;
• Fait le lien avec les conseillers du cabinet pour élaborer des réponses adaptées en fonction des consignes ;
• Transmet les projets de courrier aux secrétariats du cabinet en fonction de leur périmètre respectif ;
• Participe à l’établissement du bilan quantitatif et qualitatif hebdomadaire du courrier reçu à la Présidence ;
• Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet.

Mise en œuvre du logiciel de GED

• Traite les mails adressés à la Présidente de l’Assemblée nationale et les intègre dans le logiciel de GED ;
• Réceptionne, trie, ouvre et numérise les courriers dans le logiciel de GED ;
• Organise les courriers et leurs pièces jointes et en assure le suivi dans le circuit de validation jusqu’à la
signature ;
• Réceptionne les courriers sortants signés, les enregistre et assure leur transmission au SGAP ou en circonscription ;
• Travaille en partenariat avec la DSI pour garantir l’accès sécurisé et la maintenance du serveur dédié à la GED de la Présidence ;
• Contribue au traitement des anomalies liées à la GED.

Compétences attendues :

Compétences techniques

• Connaissances de base des institutions et intérêt pour la vie publique ;
• Excellentes qualités d’expression écrite ;
• Maîtrise de Word ;
• Maîtrise des logiciels de GED.

Savoir-faire

• Travail en équipe ;
• Capacité d’adaptabilité en fonction des demandes des membres du cabinet ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Respect des procédures.

Savoir-être

• Polyvalence ;
• Discrétion absolue ;
• Disponibilité et réactivité face aux urgences ;
• Sens de l’initiative ;
• Sens des relations humaines.

Diplôme requis : Bac +2 ou équivalent.
Expérience professionnelle attendue : 3 années minimum dans le domaine de la rédaction.

Conditions d’intégration :

- Salaire fixe sur 12 mois à définir selon le profil ;
- Poste de catégorie B dans la Fonction Publique ;
- 39 h – 24 JRTT – 5 semaines de CP ;
- Avantages : mutuelle, parking, repas du midi pris en charge, remboursement à hauteur de 75% des transports en commun, forfait de mobilité durable ;
- Rythmes ou conditions particulières d’exercice : du lundi au vendredi en rotation (horaire du matin 8h-16h ou après-midi 12h-20h), 1 jour de télétravail par semaine.