Responsable du bureau du courrier de la présidence (F/H)

HumainEA, cabinet de recrutement spécialisé dans le sourcing et la qualification de candidats, recherche pour l’Assemblée nationale, un responsable du bureau du courrier de la présidence (H/F). Poste à pourvoir dès que possible en contrat de droit public d’une durée de 3 ans à temps plein à Paris, renouvelable, CDIsable (7ème arrondissement).

Au sein du Secrétariat général de la Présidence (division du Secrétariat général - SGAP), le chef du bureau du courrier de la Présidence est placé sous l’autorité de la Cheffe de cabinet et de la Directrice de cabinet de la Présidence.  

Encadrement et coordination         

- Encadre les agents affectés au bureau du courrier de la présidence : un administrateur fonctionnel de la solution de gestion électronique des documents (GED) et un rédacteur polyvalent, tous deux de catégorie B ;

- Veille au respect des règles de sécurité et de confidentialité de tous les documents et informations circulant au sein du bureau du courrier de la présidence ;

- Met en place les objectifs et les nouveaux projets conçus avec la direction du cabinet ;

- Elabore et fait valider par la direction le planning et les demandes de congés.  

Gestion du courrier de la présidence et de la permanence téléphonique  

- Fait valider le circuit du courrier et les réponses types émanant du bureau du courrier de la présidence par la Cheffe de cabinet ;

-  Supervise l’établissement du bilan statistique hebdomadaire issu des données de l’application GED en fonction des demandes exprimées par le cabinet ;

-  Veille à l’application de toutes les procédures du bureau du courrier de la Présidence ;

- Supervise l’archivage réalisé par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ;

- Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet de la Présidence ;  

Rédaction de courriers  

- Rédige certains projets de réponse type à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet en accord avec le cabinet ;

-  Supervise et contrôle la mise en ligne dans l’application des modèles de réponses à destination des Assistants de direction et de gestion suivant la charte définie par le cabinet ;

- Rédige les notes de présentation du service et de synthèse pour le cabinet ;  

Supervision de la GED  

- Gère le développement de la GED en fonction des besoins du cabinet de la Présidence et veille au bon déroulement des mises à jour du logiciel de GED ;

-  Validation de la préparation de la base de données de la GED sur le serveur de la présidence réalisée par la DSI

-Habilitation des postes informatiques à consulter le serveur de la présidence à la demande du cabinet ;

-  Assure l’interface avec le cabinet et les services de l’Assemblée nationale (SGAP, DSI) concernant la circulation du courrier numérisé dans le logiciel de GED ;

- Présente l’application GED aux membres du cabinet.

Compétences techniques  

- Connaissance sur l’organisation et le fonctionnement de l’Assemblée nationale

- Management et accompagnement à la conduite du changement au sein du bureau du courrier de la Présidence ;

- Rédaction de courriers et de notes ;

- Bonne connaissance des outils informatiques, en particulier : Pack Office et logiciel de GED

  Savoir-faire   

- Travail en équipe

-  Rigueur et organisation

- Respect des procédures

- Sens des responsabilités

Savoir-être  

-  Discrétion absolue

- Disponibilité

- Capacité d’adaptation et d’anticipation

- Capacité d’écoute et d’analyse

- Sens de l’initiative 

-Sens de l’accueil et des relations humaines.  

Diplôme requis : Bac +2 ou équivalent. Expérience professionnelle attendue : 5 années au moins dans le domaine d’activité

Conditions d’intégration   

- Salaire fixe sur 12 mois à définir selon le profil ;

- Poste de catégorie B dans la Fonction Publique ;

- 39 h – 24 JRTT – 5 semaines de CP ;

- Avantages : mutuelle, parking, restauration, remboursement à hauteur de 75% des transports en commun, forfait de mobilité durable ;

- Rythmes ou conditions particulières d’exercice : du lundi au vendredi en journée, 1 jour de télétravail par semaine.